1. Strategie e comportamentiIl CSF pone al centro di ogni scelta strategica il Cliente. L’ambizione di guadagnare la stima dei Clienti si concretizza nel desiderio del CSF di:
mettere tutta la passione per soddisfare i Clienti, capirne i desideri ed offrire soluzioni sempre in grado di superare le loro aspettative;
vivere nel presente ma con lo sguardo sempre rivolto al futuro, alla ricerca di prodotti, servizi e soluzioni innovativi in grado di anticipare i desideri dei Clienti;
esprimere la quotidiana aspirazione a individuare e raggiungere nuovi traguardi, tanto nei confronti dei clienti, quanto nei confronti del mercato. Essere ambiziosi e competitivi, essere ogni giorno protagonisti del mercato, sempre tesi all’eccellenza.
Affinché ciò sia possibile le persone del CSF si impegnano a lavorare in modo veloce, professionale, semplice e affidabile per guadagnare giorno dopo giorno la fiducia dei Clienti.
Il successo del CSF dipende dall’impegno nel condurre una corretta politica imprenditoriale e dal modo di interagire con i propri interlocutori e/o collaboratori, ossia non solo dipendenti, clienti, partner commerciali e fornitori, ma anche Autorità, istituzioni, comunità, società e ambiente.
Il CSF svolge la propria attività nel pieno rispetto delle leggi, sostenendo soprattutto il rispetto dei diritti umani. I principi sui quali si fonda la politica aziendale rappresentano un ulteriore impegno del CSF nei confronti di tutti coloro che interagiscono con l’azienda.
Tale politica aziendale opera anche nei rapporti del CSF con i propri partner commerciali, i propri clienti e i propri fornitori con i quali si adopera per promuovere comunque l’applicazione e il rispetto dei propri principi.
Il CSF è consapevole che il proprio successo commerciale dipende anche dalla propria capacità di aderire e rispettare i principi aziendali e, di conseguenza, cerca di mettere in pratica tali principi con la massima diligenza per migliorare costantemente la coerenza della propria azione rispetto ai medesimi principi.
Il CSF chiede a tutti i dipendenti di conoscere, condividere e rispettare con la massima diligenza i principi aziendali di seguito elencati, nonché promuovere l’applicazione di tali principi da parte dei collaboratori, partner commerciali e fornitori.
Il CSF ritiene che in un’economia di mercato la concorrenza, esercitata in modo etico, rappresenti la via migliore per garantire benefici e contribuire al successo commerciale dell’azienda.
L’impegno di tutti deve garantire i migliori risultati possibili.
I criteri che guidano gli investimenti, gli acquisti e i rapporti commerciali sono prima di tutto di tipo economico, ma includono anche considerazioni sociali e ambientali.
Gli amministratori e i dipendenti del CSF, non possono svolgere attività politica - esclusa quella sindacale - durante l’orario di lavoro, o utilizzare beni o attrezzature della Società a tale scopo; dovranno inoltre chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali e non rappresentano, pertanto, l’opinione e l’orientamento dell’azienda.
Il CSF comunica in modo aperto e trasparente a tutti i diversi interlocutori, nei limiti della riservatezza commerciale.
I rapporti tra la Società ed i mass media, nonché - più in generale - le comunicazioni ai diversi interlocutori esterni, sono di competenza esclusiva delle funzioni aziendali a ciò espressamente delegate e devono essere intrattenuti nel rispetto della politica di comunicazione definita dall’azienda.
In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni relative all’azienda e destinate all’esterno dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti e tra loro omogenee.
Il CSF si impegna a offrire ai propri clienti prodotti sicuri e affidabili e servizi altamente professionali con un buon rapporto qualità-prezzo.
Il CSF lavora cercando di capire, anticipare e rispondere alle diverse esigenze dei clienti per offrire loro prodotti e servizi innovativi.
Il CSF tiene in grande considerazione la fiducia che le viene accordata dai clienti e protegge le informazioni che vengono fornite in conformità con le leggi vigenti.
Dipendenti, collaboratori, partner commerciali e fornitori coinvolti nell’attività commerciale del CSF, pertanto, devono:
osservare scrupolosamente le disposizioni del presente Codice relative alla gestione dei rapporti con i clienti;
uniformare la propria condotta nei rapporti con tutti i clienti a principi di trasparenza, affidabilità, responsabilità e qualità;
assicurarsi della qualità ed affidabilità dei servizi e prodotti offerti, monitorando che i servizi e i prodotti prestati e forniti da terzi fornitori in generale siano pienamente conformi agli standard di qualità del CSF;
fornire al cliente ogni informazione sulle condizioni ed i termini contrattuali relativi alla prestazione dei servizi aziendali, affinché il cliente ne sia pienamente consapevole all’atto del perfezionamento dell’accordo;
attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie;
adottare un comportamento improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, in linea con gli standard del CSF, caratterizzati dalla più alta professionalità;
curare con particolare attenzione le attività di customer satisfaction, nell’ottica di un miglioramento continuo della qualità dei servizi e prodotti offerti, raccogliendo con cortesia eventuali suggerimenti o reclami da parte dei clienti ed avvalendosi a tale scopo di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.
I rapporti con e tra i dipendenti ed i collaboratori si fondano sul rispetto degli individui e dei loro diritti umani.
Il CSF adotta una politica basata sulle pari opportunità in considerazione della diversità degli individui.
Il CSF aiuta i propri dipendenti a sviluppare al massimo le loro potenzialità attraverso attività di formazione e sviluppo.
Il CSF promuove la partecipazione dei dipendenti ai piani azionari di incentivazione.
Il pieno rispetto del dipendente e la non discriminazione nel lavoro per motivi di sesso, razza, lingua, religione, opinioni politiche, appartenenza sindacale, condizione sociale e personale rientrano tra i valori fondanti adottati dalIl CSF.
Lo sviluppo e la crescita professionale sono due obiettivi importanti della politica adottata per gestire le risorse dell’Azienda. Il CSF, infatti, si propone di attrarre, premiare e far crescere persone di eccezionale qualità alle quali offrire responsabilità stimolanti e opportunità di sviluppo. L’attenzione è rivolta in particolare alla creazione di nuove professionalità, estese a tutti i livelli per favorire la gestione dei continui cambiamenti richiesti dal mercato e dal ruolo del CSF nella società. In tale direzione InsightAgency contribuisce alla crescita delle competenze attraverso rilevanti investimenti in formazione, job rotation e mobilità, con la costruzione di un vero e proprio network di professionisti (tra cui programmatori, grapich & web designers, fotografi, illustratori e giornalisti), ciascuno con le proprie competenze ed esperienze professionali, a cui viene offerta la possibilità di collaborare nella realizzazione di singoli progetti o gruppi di progetti del CSF.
Allo scopo di offrire un proprio contributo alla lotta al disagio sociale, Il CSF, periodicamente organizza e finanzia corsi di formazione professionale gratuiti per minori e adolescenti a rischio, giovani disoccupati e donne, al fine di favorirne l’ingresso nel mondo del lavoro.
Nelle varie fasi di gestione dei rapporti con i propri dipendenti, InsightAgency si ispira, pertanto, ai seguenti principi.
Il CSF offre le medesime opportunità di lavoro e/o di crescita professionale senza discriminazione alcuna, a partire dal momento della selezione del personale.
La valutazione dei candidati che partecipano alla selezione è incentrata sulla verifica del soddisfacimento dei requisiti professionali, comportamentali ed attitudinali previsti dal profilo richiesto, nel rispetto della dignità, della personalità, della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Non sono consentiti favoritismi o forme di clientelismo (ad esempio, chi seleziona o partecipa alla selezione non deve trovarsi in una situazione di conflitto di interessi con il candidato).
Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel pieno rispetto della legge e del CCNL applicato, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
I dipendenti sono a conoscenza dei termini e condizioni del proprio lavoro, e l’Azienza fornisce retribuzioni e condizioni eque e ragionevoli.
Il CSF offre le medesime opportunità di carriera a coloro che risultino in possesso delle caratteristiche richieste per l’accesso a funzioni, senza discriminazione alcuna e sulla base di criteri meritocratici, di competenza professionale acquisita e, comunque, sulla base di parametri strettamente professionali.
Il CSF considera la formazione del personale e l’aggiornamento costante su specifiche tematiche (ad esempio, sulla sicurezza ed igiene del lavoro) esigenza primaria dell’azienda.
Il CSF promuove lo spirito di squadra e di reciproca collaborazione e si attende che i dipendenti, ad ogni livello, collaborino a mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità e della reputazione di ciascuno.
Il CSF esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non si verifichino molestie di alcun genere nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori. Per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione o minaccia che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni ovvero l’abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità.
Il CSF esige, altresì, che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non avvengano discriminazioni di alcun genere nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori legate a differenza di sesso, di razza, di lingua, di religione, di opinioni politiche, di appartenenza sindacale, di condizioni personali o sociali.
Chiunque, nel prestare la propria attività in favore dell’Azienda, ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per qualsivoglia motivo può segnalare l’accaduto all’Organismo di Vigilanza. E’ proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del dipendente che rifiuta, lamenta o segnala tali fatti incresciosi.
Il CSF vieta a ciascun dipendente o collaboratore di prestare attività lavorativa in stato di ubriachezza ovvero in stato di coscienza alterato dall’assunzione di sostanze stupefacenti, allucinogene o che comunque influenzino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa. In ogni caso Il CSF scoraggia l’abuso di sostanze alcoliche e l’uso di sostanze stupefacenti da parte di ciascun dipendente o collaboratore anche al di fuori dell’orario di lavoro e a prescindere dall’influenza di tali condotte sul regolare svolgimento dell’attività lavorativa.
Il CSF si impegna a garantire la sicurezza e la salute dei propri dipendenti, fermi restando i divieti di fumare previsti per legge nei luoghi nei quali ciò possa generare pericolo per la sicurezza delle persone e la salubrità degli ambienti.
Il CSF si uniforma alle prescrizioni di legge applicabili in materia di trattamento dei dati personali. Con particolare riguardo al trattamento dei dati personali dei lavoratori, Il CSF predispone specifiche cautele volte ad informare ciascun dipendente sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento da parte dell’azienda, sulle modalità di trattamento, sugli ambiti di comunicazione ed, in generale, su ogni dato relativo alla sua persona.
Il CSF si aspetta che tutti i dipendenti agiscano con onestà, integrità e imparzialità.
Non sarà tollerata alcuna forma di corruzione, compresi offerte e pagamenti impropri effettuati a favore o da parte di dipendenti.
I dipendenti devono evitare ogni contatto che può portare, o far pensare, a un conflitto di interessi tra la loro attività e quella del CSF.
I dipendenti devono evitare di accettare doni od ospitalità che potrebbero farli sentire in obbligo verso terzi.
Il CSF non tollera alcuna forma di corruzione, inclusi pagamenti impropri o offerte illecite di pagamento per o da parte dei dipendenti.
Nei rapporti con le terze parti, ivi inclusa la Pubblica Amministrazione, in Italia o all’estero, non è consentito ai dipendenti, collaboratori e/o rappresentanti, a qualsiasi titolo, del CSF di corrispondere, né offrire, direttamente o tramite terzi, somme di denaro o doni di qualsiasi genere ed entità a soggetti esterni alIl CSF, siano essi pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, rappresentanti di governo, pubblici dipendenti o privati cittadini, sia italiani che di altri Paesi, con i quali Il CSF intrattenga relazioni commerciali, per compensarli o ripagarli di un atto del loro ufficio né per conseguire l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
Atti di cortesia commerciale, quali omaggi o forme di ospitalità, o qualsiasi altra forma di beneficio (anche sotto forma di liberalità), sono consentiti soltanto se di modico valore, conformi agli usi e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti; tali atti non dovranno comunque poter essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come atti destinati ad ottenere vantaggi e favori in modo improprio. In ogni caso, tali atti devono sempre essere autorizzati e documentati.
I dipendenti ed i collaboratori, a qualsiasi titolo, del CSF devono agire lealmente e secondo buona fede rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro o di collaborazione ed assicurando le prestazioni richieste, nonché conoscere ed osservare le norme deontologiche contenute nel presente Codice, improntando la propria condotta al rispetto reciproco ed alla cooperazione e reciproca collaborazione.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere nello svolgimento dell’attività lavorativa, devono essere improntati ai principi di onestà, correttezza, integrità, trasparenza, legittimità, chiarezza e reciproco rispetto nonché essere aperti alle verifiche ed ai controlli secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascuno deve fornire un apporto professionale adeguato alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio dell’azienda.
Il personale del CSF, a prescindere dalla funzione esercitata e/o dal livello di responsabilità assunto, deve conoscere ed attuare quanto previsto dall’azienda in tema di tutela dell’ambiente, di sicurezza ed igiene del lavoro e di tutela della privacy.
I dipendenti ed i collaboratori, a qualsiasi titolo, del CSF devono astenersi dallo svolgere attività che siano anche potenzialmente in conflitto con gli interessi dell’azienda o dei suoi clienti.
A titolo esemplificativo, potrebbero costituire fattispecie di conflitto di interessi:
l’esistenza - palese od occulta, diretta o indiretta - di interessi economici o finanziari del dipendente o collaboratore o dei suoi familiari in attività di fornitori, clienti, concorrenti;
la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi anche solo potenzialmente in contrasto con quelli dell’azienda;
l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi dell’azienda o dei suoi clienti;
lo svolgimento di attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opera e prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi dell’azienda o dei suoi clienti;
la conclusione, il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti - in nome e/o per conto dell’azienda - che abbiano come controparte familiari o soci del dipendente o collaboratore, ovvero persone giuridiche di cui egli sia titolare o a cui egli sia comunque interessato;
l’accettazione di denaro o altro beneficio o favore da persone fisiche o giuridiche che siano o intendano entrare in rapporti di affari con Il CSF.
È fatto divieto di avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui si è venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni all’interno dell’azienda.
Prima di accettare un incarico di consulenza, di direzione, amministrazione o altro incarico in favore di altro soggetto potenzialmente idoneo ad ingenerare un conflitto di interessi, oppure nel caso in cui si verifichi una situazione di conflitto di interessi, ciascun dipendente è tenuto a darne comunicazione alla Direzione Aziendale, secondo quanto previsto dalle policy aziendali. Qualora la segnalazione non dia esito o il dipendente si senta a disagio nel rivolgersi al Direttore Amministrativo ne riferisce all’Organismo di Vigilanza. Parimenti, ciascun dipendente è tenuto a dare comunicazione, con le stesse modalità di cui sopra, delle situazioni di conflitto di interessi in cui versino altri dipendenti e di cui sia venuto a conoscenza.
8.4. Omaggi o altra forma di beneficio/utilità
Il dipendente che riceva omaggi, o altra forma di beneficio/utilità, non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia, dovrà assumere ogni opportuna iniziativa al fine di rifiutare detto omaggio o altra forma di beneficio/utilità comunque nel rispetto delle policy aziendali.
Ogni dipendente è tenuto a salvaguardare il patrimonio aziendale, custodendo i beni mobili ed immobili, le risorse tecnologiche ed i supporti informatici, le attrezzature, i prodotti aziendali, le informazioni e/o il know-how del CSF.
In particolare, ogni dipendente deve:
usare i beni aziendali secondo le policy aziendali, osservando scrupolosamente tutti i programmi di sicurezza per prevenirne l’uso non autorizzato od il furto;
evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda;
mantenere il segreto sulle informazioni riservate riguardanti l’azienda o partner commerciali dell’azienda, evitando di rivelarle a terzi;
rispettare scrupolosamente quanto previsto dalle policy di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio non educato o non professionale, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
custodire e non rivelare a terzi non autorizzati la propria password personale ed il proprio codice di accesso alle banche dati aziendali;
non riprodurre per uso personale i software aziendali né utilizzare per fini privati gli strumenti in dotazione;
non utilizzare i sistemi di comunicazione aziendali (e-mail, intranet, ecc.) e il web per fini diversi da quelli professionali e di servizio.
Ogni dipendente è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente i propri diretti responsabili di eventi potenzialmente dannosi per Il CSF.
I principi sopra previsti sono applicabili anche ai collaboratori, nella misura in cui gli stessi possano essere concretamente coinvolti nella salvaguardia del patrimonio aziendale, in quanto sia loro consentito di utilizzare attrezzature, risorse o beni (come sopra meglio descritti) dell’azienda.
La buona reputazione e/o l’immagine del CSF rappresenta una risorsa immateriale essenziale.
I dipendenti del CSF si impegnano ad agire in conformità ai principi dettati dal presente Codice nei rapporti tra colleghi, clienti, fornitori e terzi in generale, mantenendo un contegno decoroso conforme agli standard comuni alle aziende delle dimensioni e del rilievo del CSF.
Il CSF si impegna a promuovere azioni che possano garantire uno sviluppo sostenibile e la protezione dell’ambiente.
Vengono messi in atto processi per migliorare attivamente l’efficienza con la quale vengono utilizzate le risorse limitate (come, ad esempio, energia, acqua, materie prime).
Vengono posti in essere controlli di gestione, operativi e tecnici per minimizzare la fuoriuscita di emissioni pericolose per l’ambiente.
Viene promosso l’uso di prassi operative in grado di ridurre l’impatto ambientale delle attività del CSF.
Vengono supportati miglioramenti innovativi in prodotti e servizi che offrono benefici ambientali e sociali.
La tutela dell’ambiente e la salvaguardia delle risorse naturali sono obiettivi aziendali ad alta priorità. Il CSF è da sempre attenta ai temi dell’ambiente, una sensibilità che è espressa attraverso iniziative specifiche, finalizzate alla tutela e al rispetto del territorio e della natura. Idee nuove in cui l’innovazione tecnologica si coniuga con la salvaguardia dell’ambiente.
Ciascun dipendente, collaboratore, partner commerciale e fornitore, nello svolgimento della propria attività, deve collaborare al conseguimento di risultati esemplari in tale settore.
Il CSF accetta la responsabilità di impegnarsi con le comunità e di investire nella società in modo da impiegare efficacemente le proprie risorse, supportando progetti ed attività finalizzate allo sviluppo e alla crescita del benessere economico, sociale e culturale del territorio.
Il CSF è da sempre molto attenta ai temi sociali e continua ad assumersi responsabilità anche in campo sociale, fornendo il proprio contributo in diversi settori. Coerentemente con la filosofia che l’ha sempre contraddistinta, Il CSF offre il suo contributo nell’attuazione di tutti quei progetti che più stanno a cuore alle comunità locali e che offrono la possibilità di migliorare la vita delle persone e di superare e contrastare ogni forma di disagio. Il CSF promuove altresì la Responsabilità Sociale d’Impresa (Corporate Social Responsibility) che si sviluppa attraverso un insieme di scelte e strategie che, nel rispetto dell’azienda accrescono il valore economico dell’impresa stessa.
Il CSF si impegna a salvaguardare la salute e la sicurezza dei propri clienti, dei propri dipendenti, dei propri collaboratori e della comunità in cui opera.
Nel rispetto della normativa vigente in tema di salute e sicurezza, Il CSF si impegna a diffondere e consolidare una cultura della salute e sicurezza sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i propri dipendenti; inoltre opera per preservare - anche attraverso piani di formazione, azioni preventive, verifiche periodiche - la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Il CSF crea rapporti reciprocamente vantaggiosi con i propri partner commerciali, collaboratori e fornitori.
Il CSF promuove l’applicazione dei propri principi di condotta negli affari anche da parte dei propri partner commerciali, collaboratori e fornitori.
I collaboratori esterni dell’azienda, comunque denominati (”collaboratori”, “consulenti”, “rappresentanti”, “agenti”; di seguito, per brevità, i “Collaboratori”), sono tenuti al rispetto dei principi contenuti nel Codice.
Ogni dipendente, in relazione alle proprie funzioni, avrà cura di:
osservare scrupolosamente le prassi operative e le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con i Collaboratori;
selezionare, quali Collaboratori dell’azienda, soltanto persone e imprese che siano riconosciute come qualificate, con ottima reputazione e o per le quali non si sia venuti a conoscenza di comportamenti contrastanti con i principi del presente Codice;
contattare tempestivamente la Direzione Amministrativa in caso di eventuali violazioni del Codice da parte di collaboratori della Società; qualora la segnalazione non dia esito, o il dipendente si senta a disagio nel rivolgersi alla Direzione Amministrativa per effettuare la segnalazione, il dipendente ne riferisce all’Organismo di Vigilanza;
menzionare espressamente, in tutti i contratti conclusi con i Collaboratori, indipendentemente dal nomen iuris adottato per tali contratti (”collaborazione”, “consulenza”, “agenzia”, “scrittura privata”), l’obbligo di rispettare i principi del Codice, di tenere comportamenti idonei a prevenire la commissione, anche tentata, dei reati in relazione ai quali si applicano le sanzioni previste nel d.lgs. 231/2001, sanzionando l’eventuale inadempimento di tali obblighi con la previsione della facoltà per Il CSF di risolvere il contratto, fatto ovviamente salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti.
Il CSF impronta la propria condotta nei rapporti con i fornitori ai principi di trasparenza, eguaglianza, lealtà e concorrenza.
In particolare, i dipendenti del CSF devono:
osservare scrupolosamente le prassi operative e le procedure interne relative alla selezione dei fornitori ed alla gestione dei rapporti con gli stessi;
ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare il soddisfacimento delle esigenze dei clienti in termini di qualità, costo e tempi di consegna dei beni o di prestazione dei servizi;
osservare e rispettare, nei rapporti di fornitura, le disposizioni di legge applicabili e le condizioni contrattualmente previste;
nei rapporti con fornitori di contenuti non acquistare immagini e/o contenuti in contrasto con le previsioni di legge (es. pedofilia);
osservare i principi di trasparenza e completezza di informazione nella corrispondenza con i fornitori;
evitare di ricevere denaro o altra utilità o beneficio da parte di chiunque diverso dalIl CSF per l’esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d’ufficio;
evitare di dare o ricevere, direttamente o indirettamente, regali, omaggi, ospitalità, o altri vantaggi, salvo che il valore degli stessi non ecceda i limiti di una normale relazione di cortesia.
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Il CSF e alla tutela degli standard qualitativi del CSF stessa.
A tal fine le funzioni che partecipano a detti processi devono:
riconoscere ai fornitori in possesso dei requisiti necessari pari opportunità di partecipazione alla selezione;
verificare, anche attraverso la richiesta di consegna di idonea documentazione, la sussistenza di requisiti soggettivi relativi alla professionalità e onorabilità dei fornitori;
verificare, anche attraverso la richiesta di consegna di idonea documentazione, che i fornitori partecipanti alla selezione dispongano di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità, know-how, sistemi di qualità e risorse adeguate alle esigenze e ai requisiti qualitativi del CSF.
In particolare, nei contratti con i fornitori, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono dichiarazioni del fornitore circa il possesso dei suddetti requisiti soggettivi e organizzativi, del know how e di risorse adeguate alle esigenze e agli standard qualitativi del CSF, nonché relativi all’esistenza e effettiva attuazione di adeguati sistemi di qualità aziendale.
Le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio da parte del CSF.
In particolare:
devono essere evitati i progetti vincolanti di lungo periodo basati su contratti a breve termine che necessitano di continui rinnovi con revisione dei prezzi, oppure contratti di consulenza, comunque denominati, senza un adeguato trasferimento di know how;
non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto sfavorevole alimentando in tale fornitore un’infondata speranza in un successivo contratto più vantaggioso.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, Il CSF predispone e/o adotta:
la separazione dei ruoli - laddove concretamente praticabile - tra l’unità che richiede la fornitura e l’unità che stipula il relativo contratto;
procedure/istruzioni operative che regolamentino il dovere di documentare adeguatamente le scelte adottate (c.d. “tracciabilità”);
la conservazione delle informazioni e dei documenti ufficiali relativi alla selezione dei fornitori nonché dei documenti contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti e richiamati nelle procedure interne relativi agli acquisti;
il principio secondo cui nessun pagamento in favore del fornitore può essere effettuato:
in contanti o per mezzo di titoli al portatore;
a soggetto diverso dal fornitore, fatta eccezione per i casi in cui il pagamento debba essere effettuato a favore di terzi, diversi dal fornitore, purché ciò avvenga in modo legittimo, trasparente e documentato (ad esempio, in caso di cessione del credito da parte del fornitore), nonché
su conti correnti accesi presso istituti di credito esteri, allorché il fornitore non abbia sede all’estero, fatti salvi casi eccezionali che dovranno essere adeguatamene giustificati e documentati, fermo restando che i relativi pagamenti dovranno essere debitamente autorizzati dalla Direzione Amministrativa.
Nei singoli contratti di fornitura sono espressamente previste specifiche clausole in ordine alla conoscenza ed all’obbligo di osservanza, da parte del fornitore, dei principi contenuti nel presente Codice Etico, all’obbligo di tenere comportamenti idonei a prevenire la commissione, anche tentata, dei reati in relazione ai quali si applicano le sanzioni previste nel d.lgs. 231/2001, nonché clausole risolutive espresse azionabili dalIl CSF in caso di inadempimento di tali obblighi, fatto ovviamente salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti.
Il CSF porta a conoscenza dei fornitori il contenuto del presente Codice e incoraggia tutti i fornitori ad adottare un modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. 231/2001, nonché un codice etico, in tutte le loro aziende e all’interno delle loro catene di approvvigionamento.
Le relazioni del CSF con la Pubblica Amministrazione locale, nazionale, comunitaria e internazionale, o in ogni caso relative a rapporti di carattere pubblicistico devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili nonché dei principi generali di correttezza e di lealtà come sopra declinati e delle procedure aziendali.
L’assunzione di impegni e la gestione di rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e/o di rapporti aventi carattere pubblicistico sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e regolarmente autorizzate.
Fermi restando tutti gli obblighi imposti dalla vigente normativa in materia, Il CSF ed i suoi dipendenti e/o Collaboratori si asterranno, nel corso di trattative d’affari, di richieste o di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, nonché in caso di controlli/ispezioni/verifiche da parte delle Autorità di volta in volta competenti, dall’intraprendere (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni:
privilegiare in alcun modo o proporre opportunità di impiego e/o commerciali al personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nella trattativa, nel rapporto o nei controlli/ispezioni/verifiche, o a loro familiari;
offrire o in alcun modo fornire, accettare o incoraggiare omaggi, regali o qualsivoglia utilità a personale della Pubblica Amministrazione, o a loro familiari, salvo il caso in cui si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore, conforme agli usi e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti;
sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti o che comunque violino la parità di trattamento e le procedure di evidenza pubblica attivate dalla P.A.;
aderire a qualsiasi richiesta di contributi e sponsorizzazioni, che possono influenzare la trattativa d’affari o favorire l’azienda in caso di controlli/ispezioni/verifiche da parte delle Autorità.
In particolare, le richieste di contributi e sponsorizzazioni verranno valutate solo se proposte da enti e associazioni senza scopo di lucro, oppure che siano di elevato valore culturale o benefico (a titolo esemplificativo contributi e sponsorizzazione possono riguardare iniziative in ambito sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo, della cultura, dell’arte). In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, Il CSF presta particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.
I dipendenti che ricevano offerta di omaggi o benefici non consentiti da apposita procedura sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a rifiutarli e a darne immediata comunicazione alla Direzione Amministrativa che valuta la conformità dell’offerta ai principi del Codice.
Per “controlli interni” si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, verificare e perseguire le attività dell’azienda con il fine di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente ed in modo etico le attività sociali e fornire con chiarezza informazioni veritiere e corrette sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’azienda, nonché individuare e prevenire i rischi in cui l’azienda possa incorrere.
Il CSF si propone di utilizzare i più elevati standard di controlli interni ed è suo compito diffondere, a tutti i livelli, una cultura interna caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli ed orientata all’esercizio del controllo stesso.
Il sistema di controlli interni del CSF è sottoposto a formale verifica periodica e i risultati di tali verifiche sono portati all’attenzione della Direzione Amministrativa.
I dipendenti del CSF devono, per quanto di loro competenza:
contribuire al corretto funzionamento del sistema di controllo;
custodire responsabilmente i beni aziendali strumentali all’attività svolta, siano essi materiali o immateriali, e non farne un uso improprio.
Al fine di vigilare sul rispetto del Codice, viene istituita una commissione, denominata Organismo di Vigilanza, formata da un rappresentante designato dall’azienda ed uno designato dai lavoratori tra i dipendenti e i collaboratori del CSF.
I dipendenti ed i Collaboratori del CSF non devono, in alcun modo e in alcuna circostanza, ricevere o accettare la promessa di pagamenti in contanti o correre il rischio di essere implicati in vicende relative al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali.
Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con fornitori non occasionali ed altri partner in relazioni d’affari di lungo periodo, devono assicurarsi circa l’integrità morale, la reputazione ed il buon nome della controparte.
Il CSF si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali, in tema di antiriciclaggio.
Ciascun dipendente, collaboratore, partner commerciale e fornitore del CSF è tenuto a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni, relative all’azienda, apprese nello svolgimento o in occasione delle attività prestate in favore del CSF.
Nel rispetto della normativa di legge, tutte le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai dipendenti, dai collaboratori, dai partner commerciali e dai fornitori attraverso la propria attività non possono essere utilizzati, comunicati o divulgati senza l’espressa autorizzazione del CSF.
Ciascun dipendente, consulente, partner commerciale e fornitore dovrà pertanto:
acquisire e trattare solamente le informazioni e i dati necessari e direttamente connessi alla propria attività;
conservare detti dati/informazioni in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
comunicare e divulgare i dati/informazioni nell’ambito delle procedure prefissate da parte dell’azienda e previa autorizzazione del CSF tramite la persona a ciò delegata;
valutare e determinare la natura confidenziale e riservata delle informazioni ai sensi di quanto prescritto dalle procedure prefissate da parte del CSF;
osservare gli obblighi di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con Il CSF, in conformità alla normativa vigente e/o agli impegni contrattuali precedentemente assunti.
L’attività del CSF richiede il trattamento di dati (per tale intendendosi qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati) oggetto di tutela da parte della normativa vigente in tema di privacy.
Il CSF è particolarmente attenta agli aspetti riguardanti la privacy dei propri dipendenti/clienti/fornitori e di qualsiasi altro soggetto interessato al trattamento dei propri dati personali da parte dell’azienda.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita, usi illeciti o non corretti dei dati oggetto di trattamento da parte dell’azienda e/o accessi non autorizzati al sito internet della azienda.
Il trattamento di dati personali è consentito solo al personale autorizzato e nel rispetto delle norme e delle procedure stabilite in conformità alla normativa vigente.
Il CSF si impegna a proteggere le informazioni ed i dati relativi ai propri dipendenti, consulenti, partner commerciali, fornitori, Clienti e e ai terzi, e ad evitare ogni uso improprio degli stessi.
L’osservanza delle norme contenute nel Codice costituisce adempimento da parte dei dipendenti del CSF degli obblighi previsti dall’art. 2104, comma 2, c.c. 5 (obblighi dei quali il contenuto del medesimo Codice rappresenta parte sostanziale ed integrante), nonché parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste con riferimento ai collaboratori, ai partner commerciali e ai fornitori.
Per quanto riguarda i dipendenti del CSF, la violazione delle suddette norme costituirà inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e ciò indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale ove ricorra un reato.
Il CSF si impegna a prevedere ed irrogare, con coerenza, imparzialità ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro.
In caso di violazioni del Codice poste in essere da dipendenti del CSF, l’azienda provvede a comminare nei confronti degli autori della condotta censurata le misure disciplinari più idonee, e le misure disciplinari conformi a quanto previsto dalla contrattazione collettiva applicata, nel rispetto dell’art. 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e della normativa vigente.
I provvedimenti disciplinari irrogabili sono a seconda della gravità delle infrazioni:
richiamo verbale;
ammonizione scritta;
multa fino ad un massimo di tre ore;
sospensione (dal servizio e dal trattamento retributivo) fino ad un massimo di tre giorni, fatta salva l’ipotesi di sospensione cautelare non disciplinare;
licenziamento.
In caso di notizia di violazioni del Codice emerse in conseguenza delle segnalazioni dei dipendenti l’Organismo di Vigilanza del CSF informa la Direzione Amministrativa. Quest’ultima, a seguito di un’opportuna analisi delle violazioni segnalate, decide in ordine all’eventuale sussistenza o meno di tali violazioni.
Nella fase di accertamento verrà previamente contestato al dipendente l’addebito e gli sarà, altresì, garantito un congruo termine di replica in ordine alla sua difesa.
Una volta accertata la violazione, sarà comminata all’autore una sanzione disciplinare, di concerto con lo stesso Organismo di Vigilanza, proporzionata alla gravità della violazione commessa.
Resta inteso che saranno rispettate le procedure, le disposizioni e le garanzie previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori in materia di provvedimenti disciplinari.
Qualora la violazione delle norme del Codice sia posta in essere da un Soggetto che non sia dipendente del CSF (ad esempio, lavoratore autonomo, fornitore od altro soggetto legato da rapporti contrattuali con l’azienda), si prevede, quale sanzione, la facoltà di risoluzione del relativo contratto o il recesso per giusta causa dallo stesso, fatto salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti, e ciò indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale ove ricorra un reato.
Il Codice è stato sviluppato a seguito di consultazioni con i dipendenti, i collaboratori, i partner commerciali, i fornitori e i Clienti. Esso definisce gli standard che intendiamo siano raggiunti dalIl CSF e dai nostri fornitori nel corso del tempo.
Il principio del miglioramento continuo trova applicazione in tutti gli aspetti del Codice.
Conformemente alle disposizioni di implementazione del Codice, e quale condizione per intraprendere relazioni commerciali, Il CSF chiederà ai fornitori di primo livello di dichiarare la comprensione e l’accettazione dei principi del nostro Codice, e di confermarne il rispetto.
Il CSF lavorerà in piena collaborazione con i propri fornitori all’implementazione del Codice, che potrà comprendere controlli congiunti e visite in loco allo scopo di valutare e verificare continuativamente le performance di applicazione.
Il CSF incoraggia tutti i fornitori ad adottare i principi del Codice in tutte le loro aziende e all’interno delle loro catene di approvvigionamento.
Non viene impiegato personale avente un’età inferiore a quella minima prevista per svolgere un’attività lavorativa.
I minori (persone con un’età inferiore ai 18 anni) non vengono impiegati per qualunque lavoro pericoloso o notturno, o in qualunque attività lavorativa che sia in contrasto con lo sviluppo personale del minore.
Laddove venga impiegato un minore, l’attenzione primaria dovrà essere rivolta agli interessi del minore.
Viene offerto il massimo contributo, supporto e sviluppo alle politiche ed ai programmi che assistono qualunque fondo per l’infanzia o relativo al lavoro minorile.
Non viene utilizzata alcuna forma di lavoro forzato, vincolato o obbligatorio, e i dipendenti sono liberi di lasciare il proprio posto di lavoro previa notifica in un termine ragionevole. I dipendenti non sono tenuti a versare denaro a titolo di deposito o a depositare i propri documenti di identità presso il proprio datore di lavoro.
Viene fornito ai dipendenti, consulenti, lavoratori somministrati, partner o altri soggetti coinvolti nelle attività aziendali, un ambiente lavorativo salubre e sicuro, conformemente agli standard internazionali e alle leggi nazionali. Esistono procedure per assicurare che le obbligazioni relative a salute e sicurezza siano comunicate ai soggetti che sono tenute ad applicarle.
La consegna di beni e lo svolgimento di servizi vengono effettuati nel rispetto dei principi generali di prevenzione dei rischi per salute e sicurezza.
Vengono implementate procedure per garantire che i dipendenti siano in grado di adempiere ai obblighi relativi alla salute e la sicurezza connessi alle loro attività e responsabilità.
Nei casi in cui un datore di lavoro fornisca alloggi, essi dovranno essere puliti, sicuri, e dovranno accogliere le esigenze essenziali dei dipendenti.
Vengono fornite ai dipendenti adeguate informazioni e formazione per affrontare incidenti, problemi di salute e sicurezza situazioni di emergenza (ove prevedibili). Esistono strumenti per registrare, analizzare e trarre spunti di miglioramento da eventuali incidenti e situazioni di emergenza.
La comunicazione trasparente e diretta tra dipendenti e management è ritenuto il miglior metodo per costruire relazioni lavorative e risolvere problemi.
Nei limiti consentiti dalle leggi in vigore, tutti i dipendenti sono liberi di fare parte o di non fare parte di sindacati o organizzazioni rappresentative esterne simili.
È proibita qualunque discriminazione nell’assunzione, termini di impiego, remunerazione, accesso alla formazione, promozioni, risoluzione o procedure e decisioni di pensionamento.
I dipendenti vengono trattati con rispetto e dignità. È proibito qualunque abuso fisico o verbale o molestie e altre minacce o forme di intimidazione.
Le ore di lavoro dei dipendenti non eccedono il limite massimo stabilito dalle leggi nazionali e la settimana lavorativa non eccede le 60 ore, incluso lo straordinario.
In circostanze eccezionali, nel caso in cui questo limite orario sia superato, le ore lavorate non possono essere eccessive. Lo straordinario dev’essere remunerato con un compenso maggiorato ed i dipendenti devono avere almeno un giorno di riposo a settimana.
I dipendenti sono a conoscenza dei termini e condizioni del proprio lavoro, e vengono fornite retribuzioni e condizioni eque e ragionevoli.
Non è tollerata alcuna forma di corruzione, incluse le offerte illecite di pagamenti per o da parte dei dipendenti, fornitori, clienti, organizzazioni o singoli.
Vengono rispettate la legislazione e gli standard internazionali per la gestione degli impatti ambientali.
Vengono messi in atto processi per migliorare attivamente l’efficienza con la quale vengono utilizzate le risorse finite (come ad esempio energia, acqua, materie prime) inclusi controlli di gestione, operativi e tecnici per minimizzare la fuoriuscita di emissioni pericolose per l’ambiente.
Vengono messe in atto misure adeguate per migliorare la prestazione ambientale di prodotti e servizi nel momento in cui vengono utilizzati dall’utente finale, quali considerare l’efficienza energetica e la fine dell’utilizzo del prodotto o servizio nel momento della progettazione.
Vengono supportati miglioramenti innovativi in prodotti e servizi che offrono benefici ambientali e sociali.